Biothestique en Milk Studio

Evento Biothestique en Milk Studio

 

Lo confesamos…¡Adoramos los saraos!

Disfrutamos de lo lindo de nuestro día a día entre presentaciones de prensa, shootings de fotógrafos, fiestas, showcookings, y las bodas en nuestro espacio en Madrid.

Y es que, estar siempre en el ojo del huracán, además de permitirnos vivir cada evento desde dentro, nos hace apreciar cada vez más la infinidad de horas de trabajo que debe realizar un equipo para que que todo salga a la perfección.

Hay que tratar de ser original y organizar algo que sorprenda, planificar cada tarea y detalle con el suficiente tiempo, convocar a los invitados, y por supuesto asegurarse de que ese día todo se va sucediendo tal y como se ha previsto…

Un auténtico juego de malabares para el cual hay que tener una dilatada experiencia y preparación con la que solo cuentan las mejores agencias de comunicación.

 

Evento Pladur en Milk Studio

Evento Pladur en Milk Studio

 

Ya lo dice el refrán, “cada maestrillo tiene su librillo”…

Por eso hoy queremos contarte cuáles son las RAZONES DEFINITIVAS por las cuales deberías contar con una agencia para encargarse de organizar tu evento:

 

1. Todo estará bajo control:

No es lo mismo organizar una cena en casa para amigos que una gran fiesta de empresa para presentar ese nuevo producto a tus clientes.

Por supuesto que deseamos que en ambas ocasiones todo salgan a pedir de boca, que los invitados estén a gusto y se lleven la mejor de las impresiones. Pero está claro que en el segundo caso la cosa se complica respecto a la organización. La convocatoria será más extensa, los invitados son clientes y no amigos, y seguramente organizamos todo aquello para cumplir ciertos objetivos empresariales, y no simplemente por deleitarnos con la comida y la compañía, ¿no?

Nos jugamos mucho. Por eso deberíamos asegurarnos de encargar la organización a alguien que nos de garantía de éxito y aporte tranquilidad absoluta.

 

2. Un equipo de profesionales formados y con mucha experiencia:

Cada sector cuenta con sus profesionales, para lo cual existe una formación específica y unos conocimientos que continuamente evolucionan. Estar familiarizado con el entorno, saber qué pasos llevar a cabo, cómo reaccionar ante imprevistos son cosas que únicamente sabe un equipo polivalente y con experiencia.

Además, los equipos de las agencias de comunicación están integrados por personas que se complementan a la perfección, que ya han trabajado juntas previamente y están especializadas en ciertos aspectos.

 

3. Idea original:

Cada semana se celebran miles de eventos diferentes en la misma ciudad, a los cuales es posible que nuestros invitados están habituados a asistir. Por eso, ya no vale con organizar un simple cocktail amenizado con música…¡Es necesario ir mucho más allá!

¡Sorprender con una temática original o una actividad fuera de los normal hace que asistir sea más apetecible!.

 

4. A la última en todo:

¿Necesitamos invitaciones en papel o vale con enviar un correo electrónico?

¿Qué tipo de comida y bebida deberíamos ofrecer?

¿Conoces las novedades en tecnología para eventos que pueden ayudarte?

Es posible que cuando vemos la necesidad de organizar un evento ya contemos con una idea predefinida en nuestra cabeza. Pero…¿Cómo estamos seguros de que es lo que actualmente procede o es lo más indicado?

Una agencia conoce en profundidad cada área y te asesorará con conocimiento sobre aquello que más conviene a tu caso particular.

 

5. La convocatoria:

Gestionar un listado de asistentes, enviar las invitaciones físicamente o por mail, y realizar las confirmaciones de asistencia. Son muchas las tareas que hay que realizar en este sentido.

Puede ser que haya eventos en los que solo invitaremos a nuestros clientes, pero hay otros enfocados a lanzar una idea o comunicar novedades al mundo. Para ello es necesario contar con una base de datos de medios de comunicación extensa y actualizada.

También hay que valorar la importancia que han cobrado en los últimos tiempos los influencers a través de las redes sociales. Son capaces de transmitir todos los detalles de las novedades a sus seguidores bajo una alta relación de confianza y cercanía, por eso hay veces que es interesante que asistan. Las agencias están acostumbradas a tratar con ellos y saben qué es lo que hay que hacer.

 

6. Los proveedores:

La búsqueda del mejor especialista en cada detalle a un precio conveniente lleva su tiempo si no conoces el entorno.

Haber trabajado previamente con ellos asegura que el servicio o producto que ofrecen se ajusta a lo que estamos buscando, además de saber si son profesionales serios en los que se puede confiar.

 

7. Interiorismo y decoración del espacio:

Este es un aspecto fundamental de cualquier evento que se precie, ya que es necesario adecuar el espacio a las necesidades concretas de la situación. No es lo mismo ofrecer una cena que un curso de formación, por lo que el mobiliario debe ser diferente.

Además, decorar con elementos decorativos por temática o acorde a los valores de nuestra empresa corporativos hace más espectacular la ocasión. Carteles, luces, plantas, muebles, globos y un sin fin de posibilidades.

 

8. Hacerlo viral:

Además de centrarnos en el día y momentos de la celebración, es necesario comunicar nuestro evento. Tanto en el momento en el que se está realizando, como a posteriori.

Hoy en día, quien no comunica su actividad en internet y redes sociales no existe. Y la agencia sabe a la perfección como hacerlo.

 

9. Presupuesto real y previsible:

Cuando hay que tener previstos tantos detalles es posible que el presupuesto se dispare, y ya no sepamos distinguir entre qué es lo necesario y qué no, y cuál es la cantidad adecuada que deberíamos pagar por cada cosa.

Llevar la planificación de cada una de las tareas también implica que se llevará el control del costo. Podremos predecir cuánto pagaremos y si lo vemos adecuado a nuestro presupuesto, evitando sorpresas desagradables .

 

 

¿Cuáles son las mejores agencias de comunicación para organizar tu evento?

 

  • Globally: Están presentes en Madrid y Barcelona y además de organizar eventos, ofrecen amplios servicios de comunicación, marketing, relaciones públicas, creatividad y soluciones digitales.

 

Globally

 

  • Nota Bene: Situados en Madrid, son fuertes en organización de eventos, relaciones públicas, comunicación retail y comunicación digital.

 

Nota Bene

 

  • Marco de Comunicación: Es un agencia de relaciones públicas y eventos internacional, con presencia en Casablanca, París, Miami, Lisboa, Barcelona y Madrid.

 

Marco de comunicación

 

  • Equipo Singular: En Madrid y Barcelona, se dedican a estrategia, marketing digital y social media, eventos, medios de comunicación, contenidos, sponsoring y relaciones externas.

 

Equipo singular

 

  • Joan Estrada: En Barcelona, especialistas en organización de eventos, convocatorias, interiorismo y espectáculos.

 

Joan Estrada

 

  • Ketchum: Identidad y trascendencia internacional, dedicada a eventos y otros amplísimos servicios de comunicación.

 

ketchum

 

Si por fin ya lo tienes claro…¡Qué comience la fiesta!