Cómo organizar un evento con éxito: ¡9 claves que nunca fallan!

1. Organización de eventos: ¿qué es?

Cuando hablamos de organizar un evento, ¿de qué hablamos realmente? Más allá del formato o temática (evento corporativo, deportivo, social, presentación de producto, Show Cooking, fiesta privada, etc…), un evento es simple y llanamente el acto de reunir a un grupo de personas con intereses afines.
¿Cuál es el objetivo? Ahí ya tendríamos que tener en cuenta quién lo organiza: ¿una empresa?, ¿una marca?, ¿una persona a título individual…? De ahí tendremos claro cuál es el contenido e información sobre el que se asentará la gestión de eventos. 
Pero si algo podríamos decir que es el común denominador de cualquier evento es que se trata de una de las mejores estrategias de comunicación (y marketing) que podemos plantearnos. Ahora bien, hay que tener experiencia y/o estar bien asesorado de personas y equipos que sepan cómo, cuándo y por qué comunicar. 

2. Cómo organizar un evento con éxito: 9 claves que nunca fallan

2.1 Define bien los objetivos de tu evento

Te parecerá una obviedad, pero muchos comenten el error de empezar por el adorno, la estética de presentación, sin tener claro quién es realmente su público objetivo. Cuanto más claro tengas a dónde y a quién va dirigido, mejor saldrá el evento.

2.2  Organiza y elabora un plan detallado: cronograma de un evento

Ser muy organizada es la mejor manera de que un evento salga en condiciones. Incluye en él todos los aspectos que conforman el evento: timing, contenido, mensaje a transmitir, necesidades técnicas y humanas, elementos decorativos, merchandising, etc…

Nunca dejes nada a la improvisación que sepas que puedes tener gestionado con tiempo. Recuerda que en estos casos siempre trabajas con equipos y la coordinación y planificación de cada uno de ellos puede ser lo que en última instancia convierta, por ejemplo, tu evento social es un fracaso total o en un día que muchos recordarán e inspirarán.

2.3 Define el dónde, el cuándo y el cómo

Una vez definidos los objetivos y los recursos con los que cuentas será mucho más fácil determinar el lugar de celebración. Porque no es lo mismo buscar un salón, auditorio o centro de conferencias para 100 que para 1000 personas. No lo es ni por el espacio ni por la logística necesaria. Confirma con antelación la fecha del evento y busca el lugar perfecto para llevarlo a cabo.

2.4 Promociona tu evento en redes sociales, prensa…

La comunicación online y offline de tu evento corporativo, social o ¡lo que desees! es fundamental. Debes entender que (dependiendo de cada caso) nadie sabrá lo que estás montando porque simplemente tras de ti exista el nombre de una empresa o proyecto. No des nunca por hecho que la gente que te interesa va a saber qué haces, cuándo y por qué.
Fíjate, por ejemplo, en todas esas grandes marcas que destinan una buena parte de su presupuesto en la contratación de influencers o caras conocidas para que impulsen comunicativamente su proyecto. Si ellas lo necesitan, imagínate un proyecto más pequeño.
Ahora bien, no todos tenemos disponible el dinero suficiente para contar con la presencia de determinados influyentes sociales, pero sí que hoy en día contamos con algo muy poderoso: la redes sociales y la comunicación digital. Más que nunca (y de forma sencilla) podemos ampliar nuestra comunicación gestionando bien nuestra presencia online. 

No descartes apoyarte en un buen Community Manager o en la experiencia de buenas agencias de eventos que te asesorarán como nadie en este sentido.

2.5 Elige correctamente a tu equipo

El grupo humano (pequeño o grande) que te acompañe antes, durante y después de la organización de tu evento es muy importante. En ellos delegarás muchas funciones y es necesario que todos ellos cumplan las siguientes condiciones: que te den confianza, que tengan cierta experiencia coordinando (no necesariamente sólo eventos), que sean proactivos y que sepan trabajar bien bajo presión.

2.6 Imaginación y creatividad

Cuando más y mejor desarrolles un concepto, más posibilidades de éxito tendrás en el evento. Por supuesto, la decoración juega un papel muy importante. Y sino, mira lo que dicen de nosotros.

2.7 ¿Tu evento trasmite los valores de marca?

No cometas el error de adornar tu evento y dedicar todo tu tiempo y esfuerzo en sólo maquillarlo. Lo que entra por los ojos es claramente fundamental, pero si el contenido que subyace debajo no está en consonancia con tu marca o queda difuminado por lo exterior, estarás cometiendo un gran error. No olvides nunca por qué y para quién organizas el evento.

2.8 Presupuesto bien definido 

Cuando hay que tener previstos tantos detalles es posible que el presupuesto se dispare y ya no sepamos distinguir entre qué es lo necesario y qué no. Y lo más importante: cuál es la cantidad adecuada que deberíamos pagar por cada cosa.

Llevar la planificación de cada una de las tareas nos permitirá predecir cuánto pagaremos y si lo vemos adecuado a nuestro presupuesto. Sólo así evitaremos sorpresas desagradables.

2.9 Mide los resultados de tu evento

¿Los resultados conseguidos son los esperados? Medirlos para valorar los aciertos y errores ocurridos durante el evento serán fundamentales poner solución a futuros proyectos que organices.

2. Ideas para eventos con los que triunfarás

A lo largo de todos estos años hemos podido organizar eventos con multitud de marcas, empresas y profesionales top del mundo de la comunicación y gestión de eventos, así que muy posiblemente que le eches un vistazo a sus trabajos te podría venir muy bien.

En Milk Studio contamos con los mejores y, gracias a eso precisamente, aprendemos día a día de ellos. Y es que esa es la clave: nunca des por hecho que todo está dicho, hecho o inventado. Organizar un evento con éxito es una aprendizaje continuo y eso es lo que hace que este mundo sea tan apasionante…

¡Esperamos que estas 9 claves te sean de muchísima ayuda! Y si necesitases contactar con nosotros porque te estás planteando organizar un evento y/o necesitases un espacio donde poder hacerlo, puedes contactar con nosotros aquí o en nuestro formulario. ¡Te contestaremos lo más pronto posible!